Hace poco te desvelamos que en tu trabajo hay uno o varios ladrones del tiempo. Esta vez vamos a hablar sobre el rey de los ladrones: las reuniones de trabajo. Al principio, parecen inofensivas, porque te permiten debatir con el equipo cómo abordar alguno de los proyectos. Y no ves el peligro hasta que sales de la reunión como si te hubiera absorbido un agujero negro del tiempo. Tiempo que no se recupera…
¿Tienes tareas pendientes? Hoy no será el día que las termines. ¿Debes contestar a emails? Ahora no es el momento. ¿Necesitas planificar el siguiente trimestre para llegar a tus objetivos? Déjalo para mañana o la semana siguiente…
Este fenómeno se repite en todos los trabajos y afecta tanto a directivos como a empleados. Según la investigación de Zippia.com:
- El empleado medio pasa por lo menos tres horas semanales en reuniones y pierde cuatro horas preparando cada una de ellas.
- El 71% de las reuniones son consideradas improductivas.
- Las reuniones improductivas cuestan alrededor de 37 mil millones al año y se pierden 24 mil millones en horas de trabajo.
¿Pero realmente las reuniones son tan negativas como aparecen?
¿Qué se opina de las reuniones de trabajo?
LiveCareer hizo una encuesta a 1000 empleados en el año 2022. Demostraron que las personas entrevistadas pasan entre 4h a 7h semanales de media en reuniones. Además, la gran mayoría de los participantes confirman perder el interés a los 20 o 30 minutos. ¿Entonces, por qué hacemos reuniones de más de una hora?
¿Qué es lo que molesta de una reunión?
Afirman que si una reunión empieza más tarde de lo previsto, provoca mal estar en el equipo y, a su vez, la falta de un orden del día claro o de un plan para la reunión. Explican que otro aspecto muy molesto es que se discutan temas que no incumben a las personas presentes.
¿A favor o en contra de una reunión de trabajo?
Por un lado, la gran mayoría de los participantes de la encuesta comentan que se ven obligados a trabajar hasta más tarde, porque las reuniones duran demasiado. Otros señalan que las reuniones rompen la rutina de trabajo y que son estresantes.
Por otro lado, aseguran que gracias a las reuniones las tomas de decisiones son más fáciles, porque al trabajar en equipo surgen ideas vitamina. Además, te permiten estar al día de las novedades del proyecto y del progreso del equipo. ¿Y por qué no decirlo? Las reuniones hacen que sea más amena la dinámica de la jornada laboral.
¿Cómo debo preparar una reunión?
¡La gran pregunta! ¿Cómo preparar una reunión que sea efectiva y productiva para todos los miembros del equipo? Como hemos visto antes, las reuniones son bienvenidas si hay una organización previa. Y justamente, por ahí, es donde deberíamos empezar.
En primer lugar, detalla los temas que vas a tratar en la reunión y analiza los pasos que se necesitarán para llegar al objetivo. Si se trata de un proyecto que requiere un seguimiento, aprovecha para fijar la siguiente reunión.
Determina el tiempo que quieres que dure una reunión. Recuerda, como hemos visto antes, que los participantes suelen perder el interés a los 20 o 30 minutos. Así que te recomendamos que sea entre 15 a 45 minutos.
A continuación, prepara un soporte visual corto y ameno para facilitar la concentración del equipo. Esto también te servirá como guía para tratar todos los puntos necesarios a comentar y evitar discutir temas que no incumban a las personas presentes.
Finalmente, documenta y da seguimiento a todo lo que se debata en la reunión, apunta los acuerdos que se han llegado y el plan de acción que se realizará a partir de la reunión. De esta manera, si alguien no ha podido asistir a la reunión le resultará fácil ponerse al día.
¿Cuándo debo preparar una reunión?
Ya hemos visto que resulta molesto hacer demasiadas reuniones, porque rompen la rutina de trabajo, quitan tiempo, obligan a quedarse a trabajar hasta tarde y, sobre todo, porque estresan. Entonces, ¿cuándo se debería convocar una reunión?
Te facilito una lista de sugerencias que podría variar en función de la naturaleza de tu trabajo:
- Solucionar un problema
- Informar de cambios en los procedimientos o los procesos
- Cambios laborales con las nuevas condiciones y el motivo por el cual ha habido el cambio
- Lanzamiento de un producto
- Nueva estrategia de venta
- Informar de la situación de la empresa
- Compartir conclusiones
¿Para qué debo preparar una reunión?
A estas alturas, seguro que te lo has planteado. ¿Si las reuniones son un dolor de cabeza, qué necesidad hay de preparar una? ¿Qué nos aporta como profesionales? Uno de los beneficios de esta actividad laboral es que fomenta la participación y genera motivación entre los participantes.
¿Cómo te sentirías si una idea tuya no solo la has podido compartir con tu equipo, sino que también se ejecuta? ¿Y si además se obtienen buenos resultados? =)
Otro beneficio importante es la integración de los miembros del equipo sin importar la edad, el sexo, la cultura o discapacidad. Todas las personas de un equipo se sentirán con la competencia necesaria para intervenir en el funcionamiento de la empresa.
Gracias a las reuniones, permiten a los profesionales conocerse mejor y aprender a trabajar en equipo para conseguir los objetivos marcados. Por no hablar, sobre el aumento de la productividad que genera cuando se dialoga y se debate sobre una idea.
Por último, ayuda a los trabajadores conocer el objetivo que quiere la empresa conseguir a corto, medio o largo plazo. Esto les ayuda a entender qué tipo de soluciones, estrategias o alternativas está buscando la compañía. De esta manera, focalizarán su creatividad y planteamientos en la dirección deseada.
