A ver si lo adivino. Hoy has ido a trabajar y tienes una lista de tareas pendientes programadas. Durante la jornada laboral, surgen imprevistos y tareas nuevas. Corres, sudas, te agobias, te estresas y hasta te entran principios de ansiedad. Y cuando, por fin, se acaba tu jornada, las tareas pendientes de la mañana siguen sin hacer. Y encima con tareas nuevas. «¿Quién me ha robado el tiempo?» te preguntarás.
Los ladrones del tiempo
Aún no eres consciente de esto, pero en tu trabajo tienes a uno o varios ladrones del tiempo. Se manifiestan en distracciones internas o externas y, muchas veces, es difícil reconocerlos a simple vista. En este artículo no se abordarán todos los casos de ladrones del tiempo, pero presentamos una lista de los habituales.
Los sospechosos habituales en el trabajo
La multitarea
Antes de ponerte a gestionar varias tareas a la vez, ten en cuenta esto: «el cerebro humano no puede concentrarse de manera efectiva en más de un elemento a la vez». Así, que ves borrando la idea de que irás más rápido o serás más eficiente si realizas más de una tarea a la vez.
La falta de organización personal
Organiza las tareas por prioridades y establece el tiempo que dedicarás a cada una de ellas. Si necesitas una recomendación el método de productividad Getting Things Done (GTD) es un buen libro para empezar. Para introducirte en el tema, te facilito esta página web donde explican detalladamente cómo funciona.
No saber decir que no
Seguro que te estarás planteando las mismas preguntas que me hice en su momento. ¿A quién se le puede decir «no» y cómo evitar una confrontación con el equipo? A todo el mundo, siempre y cuando sea con respeto y asertividad. La clave está en comunicar y argumentar el porqué «no» para conseguir alternativas que beneficie a todo el equipo.
Las interrupciones descontroladas
Tardamos 15 minutos en recuperar la concentración cada vez que nos interrumpen. Parece poco, ¿verdad? ¿Y si los multiplicas por el número de interrupciones del día? Para afrontar con este sospechoso externo, necesitarás comunicar al equipo cómo quieres que se pongan en contacto contigo determinando la naturaleza de cada tarea.
Las reuniones innecesarias
Una reunión productiva debe durar entre 15 a 45 minutos. Si se sobrepasa el límite, es porque no ha habido una organización previa. ¿Qué es lo que se debe organizar en una reunión?
- Crea una guía de los puntos de los que se hablarán y, si es necesario, envíala a los participantes de la reunión.
- Si necesitas que alguien gestione o comparta alguna información, pídesela antes de la reunión.
- Asigna a alguien la función de tomar notas para enviar el resumen de la reunión. Así, si alguien no ha podido asistir puede conocer los temas que se han tratado. Además, quedará un registro de los avances de las tareas importantes.
¿Cómo detener a los ladrones del tiempo?
No hay una fórmula matemática, pero lo que sí te puedo decir es que, si conoces al ladrón, sabrás cómo atraparlo. Para guiarte, comparto cuatro tips que te ayudarán a detectar quién te está robando el tiempo:
- Establece políticas de comunicación. Informa a tus compañeros y compañeras cómo quieres que se pongan en contacto contigo, por teléfono, correo electrónico, etcétera. Así, no esperarán una respuesta inmediata.
- Localiza un espacio en el trabajo para concentrarte. Si tienes muchas distracciones alrededor, aíslate de forma controlada.
- Aprende a decir «no» asertivamente. Un «no» a tiempo te ahorrará muchos dolores de cabeza. Conoce, también, cómo identificar un ambiente laboral tóxico a tiempo.
- Herramientas para gestionar proyectos en equipo. Asana, Notion y Trello son las herramientas favoritas de las empresas para organizarse.
En definitiva, toma conciencia de tus ladrones de tiempo y crea acciones para detenerlos. Algunos serán fáciles de abordar y otros te costará un tiempo ponerlos en práctica. Lo más importante es que no te obsesiones en tomar el control de absolutamente todo ahora. El reto para atrapar a estos ladrones está en aprender a reconocer las distracciones internas y externas, y conocer qué alternativas existen para remediarlo.
