Pasar el verano trabajando puede resultar la mayoría de las veces algo aburrido.
Muchos de nuestros compañeros/as, clientes y hasta proveedores se van de vacaciones. Y a nosotros/as nos toca quedarnos en nuestro lugar de trabajo con un nivel de tareas inferior comparado con el resto del año.
¿Por qué no aprovechar este momento de baja actividad para ordenar nuestro entorno de trabajo?
En este post te presentamos una fórmula muy sencilla para que consigas poner ese orden que necesitas. ¡Quédate para descubrirlo!
Los 4 beneficios de tener una oficina ordenada
Más productividad y eficacia
Parece algo lógico: si tenemos un espacio de trabajo ordenado, ¿no creéis que vamos a encontrar lo que necesitamos más rápido? Documentos, carpetas, material de oficina… todo aquello que necesitemos lo localizaremos de forma fácil y rápida.
Menos distracciones
Mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado te permitirá tener también la mente focalizada en tus tareas. No te quedarán excusas para las distracciones. ¡Simple! ????
Bye bye stress
Seguro que más de una vez habéis pasado unos minutos de agobio por estar buscando algo que creíais que estaba en un sitio y que ha resultado estar en otro. Asignando un espacio para cada cosa, ¡esta sensación desaparecerá por arte de magia!
Profesionalidad por encima de todo
Si ves una mesa llena de montañas de papeles, material de oficina escampado, tazas de café y te sucias, etc. ¿Cuál es la imagen que tienes de la persona responsable de todo este desorden?
¿Y si cambiamos este escenario por uno que representa todo lo contrario? Probablemente os vendrá a la cabeza que esa persona será organizada, ordenada y responsable. Ergo profesional.
Empieza a ordenar con el método de las 5s
El método de las 5S, es una técnica japonesa que se empezó a aplicar en los años 60 en la empresa Toyota con el objetivo de optimizar los espacios de trabajo con un mejor orden y limpieza.
Lo cierto es que después de aplicar este método se mejoraron gran cantidad de aspectos en la empresa como:
- Menos fallos en los procesos.
- Más fiabilidad de los equipos.
- Reducción de accidentes laborales.
- Reducción de los costes de mantenimiento.
Este método lo podemos aplicar en oficinas, talleres, fábricas ¡y hasta en nuestra propia casa!
Así que vamos a ver cuáles son estas 5s…
1. Seiri – Clasificación
El primer paso para conseguir tener un espacio de trabajo ordenado correctamente es muy simple (y a la vez nos puede parecer complicadísimo a la hora de llevarlo a cabo). Y es que el Seiri se basa en eliminar todos aquellos objetos que son innecesarios.
Deshacernos de todos estos objetos que no nos sirven nos hará ganar espacio y orden en nuestro lugar de trabajo. Pues dejaremos de verlo todo tan lleno de objetos y seremos capaces de localizar lo que sí necesitamos de forma rápida.
2. Seiton – Orden
Una vez eliminemos todo aquello que no es útil, pasaremos al Seiton: determinar lo que sí necesitamos y ordenarlo.
Así que cuando hayamos visto lo que realmente es imprescindible para realizar nuestro trabajo de forma correcta, lo ordenaremos en nuestro espacio de trabajo para poder localizarlo de la forma más rápida posible cuando lo necesitemos.
3. Seiso – Limpieza
El Seiso conlleva suprimir la suciedad de nuestro lugar de trabajo: limpiar el ordenador, monitor, cables, carpetas, etc. De esta forma conseguimos mejorar nuestros niveles de salud, nos exponemos a menos riesgos y conseguimos sentir que nuestro espacio está limpio y ordenado.
4. Seiketsu – Estandarización
Para conseguir que un lugar de trabajo cumpla con la clasificación, orden y limpieza a lo largo del tiempo, es necesario que establezcamos una serie de normas que nos ayuden a hacerlo posible.
Así que con el Seiketsu lo que haremos es mantener nuestro espacio ordenado de la misma manera siempre. De esta forma cualquier persona podrá encontrar lo que sea, aunque tu no estés.
5. Shitsuke – Mantener la disciplina
¡Y ya solo nos queda el Shitsuke! Que es simplemente seguir aplicando este método a lo largo del tiempo para conseguir que siempre tengamos un espacio ordenado y limpio.
